HR-Software als Impulsgeber für eine umfassende Digitalisierung im Mittelstand: Wird hier noch eine Chance vertan?

Die Digitalisierung ist längst Teil unserer gelebten Gegenwart – oder sollte es zumindest sein. Nicht zuletzt die COVID-19-Pandemie hat gezeigt, wie groß der digitale Nachholbedarf in vielen Unternehmen ist. Viele Arbeitsprozesse werden noch manuell erledigt. Dabei sollte das wirtschaftliche Potenzial durch digitale Effizienzsteigerungen Geschäftsführer und Manager überzeugen. HR-Software spielt dabei eine entscheidende Rolle.

Im Gegensatz zu vielen anderen Softwarelösungen betrifft HR-Software das gesamte Unternehmen und nicht nur einzelne Abteilungen. Digitale HR-Tools sind daher prädestiniert, einen umfassenden Strukturwandel in Richtung Digitalisierung anzustoßen, der sich auf die Unternehmenskultur auswirkt. Warum das Potenzial von HR-Software oft übersehen wird und was Entscheider tun können, erfahren Sie in diesem Artikel.

Startschuss für die Digitalisierung: Das Potenzial von HR-Software

Neue Technologien bringen fast immer Veränderungen mit sich. Das gilt auch für HR-Software. Gerade in kleinen und mittelständischen Unternehmen arbeiten Personalabteilungen noch mit Excel-Listen, um Mitarbeiterzahlen sowie Urlaubs- und Krankheitstage zu erfassen. Dadurch werden unterschiedliche Daten in verschiedenen Tabellen erfasst, anstatt gebündelt zur Verfügung zu stehen. Dies erschwert nicht nur den Arbeitsprozess, sondern auch die Auswertung dieser Daten, um KPIs für das Management zu generieren. Zudem sind in vielen Personalabteilungen noch Papierberge an der Tagesordnung, wie zum Beispiel Aktenschränke voller Personalakten.

Für all diese Aufgaben gibt es mittlerweile Softwarelösungen, die die Arbeit der HR-Mitarbeiter/-innen effizienter gestalten und dem Unternehmen Geld sparen können. Obwohl auf den ersten Blick vor allem Personaler und Geschäftsführer von der Einführung einer HR-Software profitieren, sind es vor allem die Mitarbeiter/-innen, die den Strukturwandel im Unternehmen vorantreiben und damit einen Wandel in der Unternehmenskultur herbeiführen.

Anstoß für den digitalen Strukturwandel

Digitale HR-Tools bieten den Mitarbeiter/-innen eines Unternehmens viele Vorteile, sei es die einfache Erfassung der Arbeitszeit per Klick oder die bequeme Beantragung von Home-Office-Tagen per App. Die positive Erfahrung, dass digitale Lösungen den Arbeitsalltag erleichtern, führt bei vielen Beschäftigten zu dem Wunsch, diese auch in ihrem direkten Arbeitsbereich einzusetzen. HR-Software bildet somit die ideale Basis, um die Akzeptanz für die interne Digitalisierung zu erhöhen und die Motivation voranzutreiben. Hier setzt der digitale Strukturwandel an.

Veränderung der Unternehmenskultur

Digitalisierung ist mehr als ein technischer Prozess. Der Einsatz von Softwarelösungen verändert die Zusammenarbeit und Kommunikation der Mitarbeiter/-innen grundlegend. So führt der Strukturwandel zu einer Unternehmenskultur, die manuelle Prozesse hinter sich lässt und konsequent auf eine digitale und effiziente Arbeitsweise setzt.

HR-Software als Treiber einer umfassenden Digitalisierung

Die Auswirkungen von HR-Software auf die Arbeitswelt lassen sich am Beispiel der digitalen Urlaubsverwaltung verdeutlichen. In vielen Unternehmen ist es nach wie vor üblich, dass Mitarbeiter/-innen ihren Urlaub schriftlich bei ihrem Vorgesetzten beantragen. Das heißt, der Urlaubsantrag wird ausgefüllt, mit dem Vorgesetzten besprochen und anschließend an die Personalabteilung weitergeleitet. In einer HR-Software hingegen beantragt der/die Mitarbeiter/-in seinen Urlaub mit einem Klick. Sein Vorgesetzter wird automatisch benachrichtigt und entscheidet ebenfalls per Klick über den Antrag. Danach sind die freien Tage korrekt im System erfasst, ebenso wie der Resturlaub.

Dieser Prozess ist ebenso schlank wie die damit verbundene Kommunikation. Wenn sich solche digitalen Prozesse flächendeckend durchsetzen, profitiert das gesamte Unternehmen von effizienteren Abläufen. HR kann intern eine Vorreiterrolle einnehmen und den notwendigen Strukturwandel anstoßen – wenn man es zulässt.

Was die Corona-Pandemie gezeigt hat: HR ist deutlich unterdigitalisiert

Der Ausbruch von COVID-19 hat gezeigt, dass insbesondere in den Personalabteilungen noch erheblicher digitaler Nachholbedarf besteht. Dies ist umso gravierender, als HR-Mitarbeiter/-in in der Regel ihren Kolleginnen und Kollegen das Arbeiten unter Pandemiebedingungen ermöglichten, etwa durch die Einrichtung von Home-Office-Arbeitsplätzen. Im Gegenzug arbeiteten die HR-Mitarbeiter/-in auch während der Krise im Büro, da die Personalakten nur in Papierform vorlagen und aus Datenschutzgründen das Büro nicht verlassen durften. Dies zeigt, dass ausgerechnet die Personalabteilungen den digitalen Entwicklungen hinterherhinken, anstatt ihrer Rolle als Treiber einer umfassenden Digitalisierung im Unternehmen gerecht zu werden. Doch warum ist das so?

Was HR leisten kann – wenn man es denn erlaubt

Laut einem Artikel im Manager Magazin gehören Führung und Personal zu den wichtigsten strategischen Aufgaben eines Unternehmens. Obwohl dieser Artikel mit dem Titel ” HR – der zweitwichtigste Job im Unternehmen” schon etwas älter ist, scheint diese Erkenntnis in vielen Führungsetagen noch nicht angekommen zu sein. Obwohl der allgegenwärtige Fachkräftemangel die Unternehmen in einen Wettbewerb um die besten Talente zwingt, sehen die meisten Verantwortlichen in der Personalarbeit immer noch vor allem die Verwaltung und Organisation von Personalangelegenheiten. Auf den ersten Blick erwirtschaftet die Personalabteilung keinen direkten Umsatz. Warum also in digitale Instrumente investieren?

Wer die Mitarbeiter/-innen als wertvollstes Kapital des Unternehmens betrachtet, für den liegen die Vorteile eines digitalen HR auf der Hand: Durch effiziente Prozesse erhalten die HR-Mitarbeiter/-innen die Möglichkeit, das Management in strategischen Fragen zu unterstützen. Nur wenn HR diesen neuen Stellenwert im Unternehmen erhält, kann es sein Potenzial entfalten und als Treiber für eine umfassende Digitalisierung im Unternehmen fungieren. HR muss also neu gedacht werden – und zwar digital.