Ja, die hier angebotenen Tools können die spezifischen Prozesse des öffentlichen Dienstes abbilden. Je nach Lösung ist eine zusätzliche Anpassung durch unsere Berater/-innen notwendig. Für weitere Informationen nehmen Sie bitte unverbindlich Kontakt mit unserem Team auf.

1. Analyse der IST-Situation und die Entwicklung einer Strategie, um einen definierten SOLL-Zustand zu erreichen.
2. Schaffung einer geeigneten IT-Infrastruktur, welche als Basis und Nutzungsmöglichkeit für Softwarelösungen dient.
3. Identifikation von Prozessen und Abläufen, die für eine Digitalisierung geeignet sind. Im Zuge dieser Identifikation können auch bereits Impulse gesammelt werden, wie diese Prozesse optimiert werden können.
4. Durchführung des Ausschreibungsprozesses und Auswahl einer geeigneten HR-Software.
5. Implementierung der HR-Software und Schulung der Mitarbeitenden.
6. Betrieb der Softwarelösung und ggf. der neuen oder veränderten Prozesse.
7. Kontinuierliche Verbesserung – Digitalisierung und Entwicklung finden kontinuierlich statt. Daher ist es wichtig, stets die Augen nach neuen Trends und Optimierungsmöglichkeiten offen zu halten.

Wenn Sie derzeit eine individuelle Lösung für Ihre individuellen Prozesse einsetzen, erfordert die Implementierung einer neuen Lösung in der Regel eine geringfügige Änderung der Prozessstruktur Ihrer Personalabteilung. Die hier vorgestellten Lösungen sind zwar in ihren Prozessen bis zu einem gewissen Grad anpassbar, es kann jedoch nicht immer gewährleistet werden, dass jeder Schritt originalgetreu abgebildet werden kann. Aber keine Sorge, bei den Prozessen in den hier vorgestellten Lösungen handelt es sich immer um bereits optimierte und effiziente sogenannte Best Practices. Manchmal ist es also notwendig, die eigenen Prozesse an die Software anzupassen, um am Puls der Zeit zu bleiben und erfolgreich und möglichst ressourcenschonend in die Digitalisierung einzusteigen.

Ja, die hier angebotenen Lösungen sind in der Lage, die tariflichen Besonderheiten des öffentlichen Dienstes in ihren Abrechnungssystemen abzubilden.

Dies hängt von der verwendeten Software ab. Je nach Anbieter gibt es Einschränkungen hinsichtlich der möglichen Mitarbeiterzahl. Gerade deshalb ist es wichtig, nicht nur die aktuelle Mitarbeiterzahl, sondern auch die zukünftige Entwicklung zu berücksichtigen. Wir helfen Ihnen gerne weiter, wenn Sie sich nicht sicher sind, welche Lösung für Sie am besten geeignet ist.

Ja, die hier angebotenen HR-Softwarelösungen erfüllen alle gesetzlichen Vorgaben für den öffentlichen Dienst.

Ja, wenn Sie die Software bei uns kaufen, tritt reboot:HR als Generalunternehmer (Reseller) auf. Dadurch können wir auch die Erfüllung der noch strengeren Anforderungen in Deutschland und für öffentliche Einrichtungen sicherstellen sowie Ihnen einen deutschen Support zur Verfügung stellen. Auf Wunsch können wir einen Datentransfer in die USA auch komplett vertraglich ausschließen.

Ja, die hier angebotenen Lösungen erfüllen alle Anforderungen der DSGVO, einschließlich der Fragen zu Serverstandorten und Architektur.

Ja, unsere Schulungsbibliothek umfasst z.B. mehrere tausend E-Learnings, die Sie im Rahmen eines “Abomodells” kostengünstig und Best-Practice erprobt, erwerben können. Wir können Ihnen auch eines der besten Lernsysteme zur Verfügung stellen, ganz ohne aufwändige Implementierung.

So können Sie nach der Auswahl der für Sie passenden Lerninhalte innerhalb weniger Tage allen Mitarbeiter/-innen ein LMS mit vorgefertigten Inhalten anbieten.

Bei einem Ausschreibungsprozess sind einige wichtige Punkte zu beachten. Der allgemeine Ablauf gliedert sich in die Phasen Markterkundung, Vorbereitung der Ausschreibung, Teilnahmewettbewerb, Angebotsphase, Verhandlungsphase und Vergabeverfahren. In jeder dieser Schritte sind verschiedene Aspekte zu beachten, damit die Ausschreibung möglichst komplikationslos ablaufen kann. Für unerfahrene Akteure kann dies oft eine Herausforderung darstellen und mitunter zu mehreren Fallstricken führen – insbesondere bei der detaillierten Vorbereitung der jeweiligen Unterlagen in den einzelnen Schritten. Kontaktieren Sie uns daher für eine Beratung, wenn Sie eine Ausschreibung in Ihrer öffentlichen Einrichtung planen.

Diese Frage kann nur individuell beantwortet werden. Es gibt Softwarehersteller, die für den öffentlichen Dienst nicht geeignet sind.

Andererseits gibt es zahlreiche Softwarehersteller, die gut und gerne im öffentlichen Dienst eingesetzt werden. Welcher dieser Softwarehersteller für Sie der richtige ist, muss individuell geprüft werden.

Sprechen Sie uns an, wir helfen Ihnen unkompliziert weiter.

Die Marktrecherche, auch Markterkundung genannt, besteht aus mehreren Schritten, die gleichzeitig den Zweck eines solchen Vorgehens widerspiegeln. Die Markterkundung umfasst Bedarfsklärung, Marktübersicht, Auftragswertschätzung, Wirtschaftlichkeitsberechnung und Produktinformation. Für alle Schritte gelten bestimmte Regeln, die vor allem für Unerfahrene in der Regel eine zeitintensive Auseinandersetzung mit dem Thema und den Verlust wertvoller Kapazitäten bedeuten. Wir haben bereits eine Vielzahl von Auswahlprozessen begleitet bzw. durchgeführt und wissen, worauf es ankommt – sprechen Sie uns für eine weitergehende Beratung an.

In der Regel hat es sich für öffentliche Auftraggeber bewährt, im Rahmen der Markterkundung mindestens drei unverbindliche Preisindikationen einzuholen. Diese sollten möglichst vergleichbar aufbereitet sein und können dann z.B. über den Mittelwert zur Schätzung des Auftragswertes herangezogen werden (angestrebte Vertragslaufzeit beachten!).

Diese Frage lässt sich leider nicht immer genau beantworten. Die Projektdauer hängt von vielen Faktoren ab, wie z.B. der Anzahl der Mitarbeiter, den Ressourcen des Auftraggebers oder der Entscheidungsfreudigkeit. Daher muss die Dauer eines Projekts immer individuell festgelegt werden.

Neben externen Ressourcen (z.B. HR- und IT-Expertise) werden für die Durchführung eines HR-Implementierungsprojekts immer auch interne Ressourcen benötigt. Dabei kann es sich beispielsweise um Projektmanagement-, Change Management- oder Kommunikations- und Schulungsressourcen handeln. In all diesen Bereichen verfügen wir über umfangreiche Erfahrungen und können Sie daher auch mit unseren externen Ressourcen zusätzlich unterstützen oder beratend zur Seite stehen.

Wir unterstützen Sie gerne bei der Formulierung von Eignungskriterien. Beispiele für übliche Eignungskriterien sind u.a:
– Leistungserbringung in deutscher Sprache
– Anerkennung deutschen Rechts
– Anzahl der Mitarbeiter (ggf. differenziert nach Bereichen)
– Umsatz im relevanten Bereich
– Referenzen
– Versicherungen
– Profile der Projektmitarbeiter/-innen

Gerne helfen wir Ihnen bei der Formulierung für Sie passender Leistungskriterien weiter. Beispiele für Oberkategorien von gängigen Leistungskriterien sind u.a.:
– Individuelle fachliche Anforderungskriterien für die einzelnen Module, bspw. Anforderungsbeschreibungen oder geforderte Videos/Konzepte für…
o Arbeitgeberattraktivität / Employer Branding
o Personalbeschaffung / Recruiting
o Einarbeitung / Onboarding
o Personalführung (inkl. Zielemanagement)
o Lernmanagement System / LMS / LCMS
o Talentmanagement / Nachfolgeplanung
o Entgelt / Lohnabrechnung / Personalkostenplanung
o Offboarding
o Stammdaten & Organisationsdaten / Self-Services
o Briefschreibung / Dokumentenmanagement
o Elektronische Personalakte
o Benutzer, Rollen, Berechtigungen
o Generelle Kriterien zur zukünftigen Konfiguration der Anwendung
o Schnittstellen
o Anforderungen an die Datenmigration
o Anforderungen an Reporting, Berichte, Analytics

– Individuelle technische Anforderungskriterien für die einzelnen Module, bspw. Anforderungsbeschreibungen oder geforderte Videos/Konzepte für…
o Betriebskonzept / Hosting
o Supportkonzept
o Dokumentationen
o Performance / Leistung / Volumen
o Modularisierung
o Releasemanagement
o Bedienbarkeit / Usability
o Datenschutz und IT-Sicherheit
o Integrationsfähigkeit der Schnittstellen

– Individuelle Anforderungskriterien für die Dienstleistung im Sinne der Implementierung oder Systemkonfiguration, bspw. Anforderungsbeschreibungen oder geforderte Videos/Konzepte für…
o Beratungsleistungen
o Projektmanagement
o Schulungen & Trainings
o Zusätzliche Services
o Demos / Teststellungen

1. Beenden Sie die Verhandlungsphase erst, wenn Sie das vorliegende Angebot zu 100% verstanden haben.
2. Dokumentieren Sie die Verhandlungsphase.
3. Nutzen Sie die Gelegenheit und bitten Sie um direkten Kontakt zu den Personen, die Sie später im Projekt begleiten werden. Lernen Sie sie kennen.
4. Versuchen Sie, einen besseren Preis auszuhandeln!

Hier gelten die normalen gesetzlichen Fristen.

Verwenden Sie am besten die standardisierten EVB-IT Verträge und schließen Sie eigene AGB der Teilnehmer aus.

Achten Sie vor allem auf die Datenübermittlung und Zugriffe sowie auf Support- und Vertragsstrafenregelungen.

Für die Marktrecherche stehen Ihnen eine Vielzahl von Quellen zur Verfügung, um Informationen über potenzielle HR-Software zu sammeln. Dazu gehören beispielsweise Einkaufsplattformen, Internetrecherchen, Unternehmensbesuche, Befragungen von Fachleuten, Fachzeitschriften oder Informationsanfragen bei Unternehmen. Jede dieser Möglichkeiten hat ihre Vor- und Nachteile. Lassen Sie sich von uns beraten, welche Vorgehensweise für Sie am besten geeignet ist.

Das ist sehr individuell und hängt auch von Ihrer Ausgangssituation und den für Sie in Frage kommenden HR-Softwaremodulen und Funktionalitäten ab. Sprechen Sie uns an, wir beraten Sie gerne.

Die EU-Vergaberichtlinien schreiben vor, dass öffentliche Aufträge im Liefer- und Dienstleistungsbereich (= HR Software) ab einem Schwellenwert von 214.000 Euro (Stand 09/2021) europaweit bekannt gemacht werden müssen. Nach nationalem Vergaberecht müssen Aufträge unterhalb des europäischen Schwellenwertes deutschlandweit veröffentlicht werden – die genauen Veröffentlichungspflichten können jedoch je nach Bundesland und Auftragsart variieren. Bitte beachten Sie, dass es sich hier nur um eine allgemeine Übersicht handelt. Die genauen Veröffentlichungspflichten hängen von verschiedenen Faktoren ab. Informieren Sie sich daher auf den Vergabeportalen, machen Sie sich mit den Vergabevorschriften vertraut oder kontaktieren Sie uns für eine weitergehende Beratung.